En un coup d'œil

Important : la première information arrive toujours, dès qu'un match à domicile est ouvert – indépendamment de tes réglages de délai. Si et quand un rappel suit ensuite, c'est toi qui le détermines via le délai et la fenêtre de rappel.

1. Comment les Clubs sont informés

Dès qu'un match à domicile est ouvert (statut « Ouvert »), le Club à domicile est informé exactement une fois. La manière dont cette première information arrive dépend du type de délai que tu as choisi :

• Date fixe (option « Date et heure ») : un e-mail groupé contenant tous les matchs à domicile actuellement ouverts du Club et leurs délais, triés par catégorie de jeu. Il part lors du prochain envoi nocturne – ou plus tôt si le délai est déjà proche.
• Heures après l'ouverture (option « Heures après le changement de statut ») : immédiatement et individuellement par match, dès l'ouverture, avec l'indication concrète « délai dans X heures ».

Si un match est de nouveau mis sur « Ouvert » plus tard, le processus recommence depuis le début.

2. Comment les Clubs reçoivent des rappels

Si un match à domicile ouvert reste sans programmation, le système envoie automatiquement des rappels :

• À partir de quand : dès la fenêtre de rappel avant le délai – par défaut 72 heures, volontairement pas plus tôt.
• Cadence : une fois par nuit, sous forme d'un e-mail groupé par personne avec tous les matchs à domicile ouverts (triés par catégorie de jeu) – et non un e-mail par match.
• Avant le délai : « Rappel – délai jusqu'au … ». Après le délai : le même e-mail groupé devient un avertissement (« délai dépassé depuis … ») et continue chaque jour jusqu'à ce que le match soit programmé.

Le Club visiteur suit le même processus dans la fenêtre précédant son délai de confirmation.

Qui reçoit les e-mails est déterminé par le Club lui-même (« Responsable d'équipe opérations de jeu (équipe) », « Responsable déroulement de jeu (Club) », sinon l'« Adresse e-mail générale du Club ») – tu n'as pas à le définir en tant que Chef de ligue. Il n'y a jamais de destinataire vide. Tous les messages arrivent par e-mail et sous forme de notification dans MySIHF.

3. Ce que tu configures

Tu pilotes tout le processus via quatre indications par ligue ou phase (dans le groupe de paramètres « Programmations de matchs ») :

Bon à savoir :

• Le type de délai détermine quel champ de délai s'applique. Si tu choisis « Date et heure », les indications en heures sont sans effet – et inversement.
• Fenêtre de rappel = 0 désactive volontairement les rappels. La première information unique arrive quand même. Utilise-la si tu veux délibérément n'informer qu'une seule fois.
• Sans délai défini, il n'y a ni rappels ni avertissements – seulement la première information.
• Toutes les heures dans les e-mails apparaissent en heure locale, le délai est mis en évidence.

4. Où tu configures cela

Les réglages s'héritent du haut vers le bas. Tu peux les modifier aux niveaux suivants :

Ligue → Phase → Groupe → Match individuel.

Chaque niveau reprend les valeurs du niveau supérieur, mais peut les remplacer. Les quatre indications peuvent être définies à chacun de ces niveaux ; la Ligue est le niveau le plus haut que tu configures directement (les valeurs par défaut situées au-dessus continuent de s'appliquer automatiquement).

Principe : régler aussi haut que cela fait sens sur le plan métier (définir une fois, s'applique à tout ce qui est en dessous) et ne remplacer plus bas que là où il y a des exceptions. L'élément déterminant n'est pas le niveau en soi, mais le type de délai :

Heures après l'ouverture → pertinent aussi à un niveau élevé

Un délai en heures compte à partir du moment où le match concerné est ouvert. Il ne contient aucune date calendaire et convient donc à chaque match, quel que soit le tour ou la phase où il est ouvert.

→ Pour toute une Ligue, tu peux définir « p. ex. 168 heures après l'ouverture » en un seul réglage. Si tu ouvres les matchs au fil de l'eau, c'est le standard facile à gérer : chaque Club dispose toujours du même temps à partir de l'ouverture.

Date fixe → pertinent seulement à partir de la Phase, pas plus haut

Une date fixe est un point calendaire figé. Si tu la définis trop haut, la même date s'applique à tout ce qui est en dessous – sur différents tours, phases et saisons. C'est presque toujours faux :

• La Ligue contient généralement plusieurs phases (tour aller, tour retour, playoff …) avec des périodes de jeu différentes → une date commune serait bien trop précoce pour les phases ultérieures, ou déjà dépassée.
• La Phase est le niveau le plus haut où une date fixe convient vraiment : une phase couvre une période de jeu cohérente, pour laquelle un délai de programmation commun a du sens (p. ex. « délai côté domicile 25.07.2026 pour tout le tour aller »).

Règle empirique :

5. Quand des heures, quand une date fixe ?

• Heures après l'ouverture, si tu ouvres les matchs au fil de l'eau et que chaque Club doit disposer du même temps de réaction à partir de l'ouverture – indépendamment du calendrier. Facile à gérer, une seule fois au niveau de la Ligue. La première information part alors immédiatement et individuellement.
• Date fixe, s'il existe une date butoir commune avant laquelle tous les matchs d'un tour/d'une phase doivent être programmés (la planification classique « tous pour le 25.07. »). La première information part de façon groupée lors de l'envoi nocturne. Règle cela au niveau de la Phase.

6. Où les délais n'ont PAS de sens

• Date fixe au niveau de la Ligue (au-dessus de la Phase) : la même date serait héritée par toutes les phases de la Ligue (tour aller, tour retour, playoff …) aux périodes de jeu différentes → délais erronés ou déjà expirés. → Au niveau de la Ligue, utilise plutôt des heures ou définis la date par Phase.
• Ligues/phases programmées par la fédération ou le Chef de ligue (et non par le Club) : un délai côté Club n'a alors aucun effet – le Club ne programme pas du tout. Laisse le délai vide.
• Fenêtre de rappel plus grande que l'écart jusqu'au délai : si tu n'ouvres un match que peu avant le délai fixe, la fenêtre ne s'applique plus qu'au temps restant – n'attends alors pas une série complète de 72 heures.
• Fenêtre de rappel = 0 alors que tu veux en réalité des rappels : cela les désactive complètement (seule la première information arrive).

7. Exemple – Ligue « U21-A | OS », date fixe, définie au niveau de la Phase

• Délai côté domicile : 25.07.2026, 23:59
• Délai côté visiteur : 01.08.2026, 23:59
• Fenêtre de rappel : 72 h

1. Le match passe à « Ouvert » → première information (groupée, tous les matchs à domicile ouverts + délais).
2. Calme jusqu'au 22.07.2026, 23:59 (72 heures avant le délai côté domicile).
3. À partir du 22.07., un rappel quotidien, jusqu'à ce que le match soit programmé.
4. À partir du 25.07. (délai dépassé), quotidiennement sous forme d'avertissement, jusqu'à la programmation.

Même schéma pour le Club visiteur dans la fenêtre précédant le 01.08.2026.

8. Ta checklist

• Type de délai décidé par ligue/phase (heures ou date fixe) ?
• Pour les heures : valeur définie aussi haut que possible (Ligue) – domicile et visiteur ?
• Pour une date fixe : définie au niveau de la Phase – domicile et visiteur ?
• Fenêtre de rappel appropriée (par défaut 72 h ; 0 = aucun rappel) ?

En bref : tu décides par ligue/phase du type de délai, du délai côté domicile et visiteur et de la fenêtre de rappel. Les heures conviennent à une ouverture au fil de l'eau et se gèrent tout en haut (Ligue) ; une date fixe appartient à la Phase et ne devrait jamais être définie plus haut. La première information au Club arrive toujours – les rappels et avertissements, c'est toi qui les pilotes via le délai et la fenêtre.