Auf einen Blick

Wichtig: Die erste Information kommt immer, sobald ein Heimspiel offen ist – ganz unabhängig von deinen Fristeinstellungen. 
Ob und wann danach erinnert wird, bestimmst du über Frist und Erinnerungsfenster.

1. Wie die Clubs informiert werden

Sobald ein Heimspiel offen ist, wird der Heimclub genau einmal informiert. Wie diese erste Information ankommt, hängt davon ab, welche Art von Frist du gewählt hast:

• Festes Datum: eine gesammelte Mail mit allen aktuell offenen Heimspielen des Clubs und deren Fristen, nach Spielklasse sortiert. Sie geht im nächsten nächtlichen Versand raus – oder schon vorher, wenn die Frist bereits nah ist.
• Stunden nach Öffnung: sofort und einzeln pro Spiel, direkt beim Öffnen, mit der konkreten Angabe «Frist in X Stunden».

Wird ein Spiel später erneut auf «offen» gesetzt, beginnt der Ablauf von vorne.

2. Wie die Clubs erinnert werden

Bleibt ein offenes Heimspiel unangesetzt, erinnert das System automatisch:

• Ab wann: ab dem Erinnerungsfenster vor der Frist – Standard 72 Stunden, bewusst nicht früher.
• Kadenz: einmal pro Nacht, als eine Sammelmail pro Person mit allen offenen Heimspielen (nach Spielklasse sortiert) – nicht eine Mail pro Spiel.
• Vor der Frist: «Erinnerung – Frist bis …». Nach der Frist: dieselbe Sammelmail wird zur Warnung («Frist abgelaufen seit …») und läuft täglich weiter, bis das Spiel angesetzt ist.
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Der Gastclub durchläuft denselben Ablauf im Fenster vor seiner Bestätigungsfrist.

Wer die E-Mails erhält, steuert der Club selbst (Teamverantwortliche/r Spielbetrieb, Verantwortliche/r Spielbetrieb, sonst die Club-Mailadresse) – das musst du als Ligaleiter nicht festlegen. Es geht nie ins Leere. Alle Meldungen kommen per E-Mail und als Mitteilung in MySIHF.

3. Was du einstellst

Du steuerst den ganzen Ablauf über vier Angaben pro Liga oder Phase:

Wichtig zu wissen:

• Die Art der Frist entscheidet, welches Frist-Feld gilt. Wählst du «festes Datum», sind die Stundenangaben wirkungslos – und umgekehrt.
• Erinnerungsfenster = 0 schaltet die Erinnerungen bewusst ab. Die einmalige erste Information kommt trotzdem. Nutze das, wenn du bewusst nur einmal informieren willst.
• Ohne gesetzte Frist gibt es keine Erinnerungen und keine Warnungen – nur die erste Information.
• Alle Zeiten in den Mails erscheinen in Lokalzeit, die Frist wird hervorgehoben.

4. Wo du das einstellst

Die Einstellungen vererben sich von oben nach unten. Bearbeiten kannst du sie auf diesen Ebenen:

Liga → Phase → Gruppe → einzelnes Spiel.

Jede Ebene übernimmt die Werte der übergeordneten Ebene, kann sie aber überschreiben. Alle vier Angaben lassen sich auf jeder dieser Ebenen setzen; die Liga ist dabei die oberste, die du direkt einstellst (darüberliegende Standardwerte gelten automatisch weiter).

Grundsatz: so weit oben wie fachlich sinnvoll einstellen (einmal setzen, gilt für alles darunter) und nur weiter unten überschreiben, wo es Ausnahmen gibt. Entscheidend ist dabei nicht die Ebene an sich, sondern die Art der Frist:

Stunden nach Öffnung → auch auf hoher Ebene sinnvoll

Eine Stunden-Frist zählt ab dem Moment, in dem das jeweilige Spiel geöffnet wird. Sie enthält kein Kalenderdatum und passt deshalb auf jedes Spiel, egal in welcher Runde oder Phase es geöffnet wird.

→ Für eine ganze Liga kannst du «z. B. 168 Stunden nach Öffnung» in einer Einstellung setzen. Wenn du Spiele laufend/rollend öffnest, ist das der pflegeleichte Standard: Jeder Club bekommt ab Öffnung immer gleich viel Zeit.

Festes Datum → sinnvoll erst ab der Phase, nicht höher

Ein festes Datum ist ein fixer Kalenderpunkt. Setzt du es zu weit oben, gilt dasselbe Datum für alles darunter – über verschiedene Runden, Phasen und Saisons hinweg. Das ist fast immer falsch:

• Liga enthält meist mehrere Phasen (Vorrunde, Rückrunde, Playoff …) mit unterschiedlichen Spielzeiträumen → ein gemeinsames Datum wäre für spätere Phasen viel zu früh oder schon vorbei.
• Phase ist die oberste Ebene, auf der ein festes Datum wirklich passt: Eine Phase deckt einen zusammenhängenden Spielzeitraum ab, für den eine gemeinsame Ansetzungsfrist Sinn ergibt (z. B. «Heim-Frist 25.07.2026 für die ganze Vorrunde»).
  
  

Faustregel:

5. Wann Stunden, wann festes Datum?

• Stunden nach Öffnung, wenn du Spiele laufend/rollend öffnest und jeder Club ab Öffnung gleich viel Reaktionszeit haben soll – unabhängig vom Kalender. Pflegeleicht, einmal auf Liga-Ebene. Die erste Information geht dann sofort und einzeln raus.
• Festes Datum, wenn es einen gemeinsamen Stichtag gibt, bis zu dem alle Spiele einer Runde/Phase angesetzt sein müssen (klassische «alle bis zum 25.07.»-Planung). Die erste Information geht gesammelt im nächtlichen Versand raus. Setze das auf der Phase.

6. Wo Fristen NICHT sinnvoll sind

• Festes Datum auf der Liga (oberhalb der Phase): Dasselbe Datum würde auf alle Phasen der Liga (Vorrunde, Rückrunde, Playoff …) mit verschiedenen Spielzeiträumen vererbt → falsche oder bereits abgelaufene Fristen. → Auf Liga-Ebene stattdessen Stunden verwenden oder das Datum je Phase setzen.
• Ligen/Phasen, die der Verband oder Ligaleiter ansetzt (nicht der Club): Eine Club-Frist läuft dort ins Leere – der Club setzt gar nicht an. Frist leer lassen.
• Erinnerungsfenster grösser als der Frist-Abstand: Öffnest du ein Spiel erst kurz vor der festen Frist, greift das Fenster nur noch für die Restzeit – dann erwarte keine volle 72-Stunden-Serie.
• Erinnerungsfenster = 0, wenn du eigentlich Erinnerungen willst: schaltet sie komplett ab (nur die erste Information kommt).

7. Beispiel – Liga «U21-A | OS», festes Datum, gesetzt auf der Phase

• Heim-Frist: 25.07.2026, 23:59 
• Gast-Frist: 01.08.2026, 23:59 
• Erinnerungsfenster: 72 h

1. Spiel wird «offen» → erste Information (gesammelt, alle offenen Heimspiele + Fristen).
2. Ruhe bis 22.07.2026, 23:59 (72 Stunden vor der Heim-Frist).
3. Ab 22.07. täglich eine Erinnerung, bis das Spiel angesetzt ist.
4. Ab 25.07. (Frist überschritten) täglich als Warnung, bis angesetzt wird.

Gleiches Muster für den Gastclub im Fenster vor dem 01.08.2026.

8. Deine Checkliste

• Art der Frist je Liga/Phase entschieden (Stunden oder festes Datum)?
• Bei Stunden: Wert möglichst weit oben (Liga) gesetzt – Heim und Gast?
• Bei festem Datum: auf der Phase gesetzt – Heim und Gast?
• Erinnerungsfenster passend (Standard 72 h; 0 = keine Erinnerungen)?

Kurz: Du entscheidest pro Liga/Phase über Art der Frist, Heim- und Gast-Frist und Erinnerungsfenster. Stunden eignen sich für rollendes Öffnen und lassen sich weit oben (Liga) pflegen; ein festes Datum gehört auf die Phase und sollte nie höher gesetzt werden. Die erste Information an den Club kommt immer – Erinnerungen und Warnungen steuerst du über Frist und Fenster.